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团委、学生会·会议制度

发布时间:2015-11-06 15:16:13.0 来源:

会议制度

一、会议时间

1.例会

正常情况下,一个星期召开一次常委例会,两个星期召开一次正部例会,一个月召开一次全委例会,一个月召开一次全干例会。

 

2.其他会议

各部门可根据实际活动需要自行决定会议时间,但发正式通知前应先得到常委批准方可召开。

 

二、会议准备

1.议题准备

会议前,根据会议的实际需要制定议题,并于发报正式会议通知时,告知出席会议人员。

 

2.流程准备

会议流程应包括会议主题、时间、地点、主持人、出席人、会议流程及议题讨论等。会议准备人应在会前准备好相关文档资料,以便确保会议顺利进行。

 

3.出席人员确定

会前由秘书部(或根据实际会议内容可由其他部门)向出席会议人员发报正式通知,并根据回复情况确定会议出席人员名单。需邀请嘉宾的可发送邀请函。

 

4.其他相关事项准备

根据会议实际需要确定会议召开地点。大型会议可安排适量食物、饮料以及出席人员的交通问题等。

 

三、会议考勤

会议前由秘书部统一考勤,并统计应到人数、实到人数和请假人数。会议出席人员应在会议开始前10分钟到达会议召开地点。请假则需填写好请假条并经常委及团委书记批准后,交到秘书部存档(会议考勤情况将作为干部考核评比的其中一项重要内容)

 

四、会议记录

每次正式会议需由秘书部负责做好会议记录。出席会议的其他委员应自行记录会议相关内容,并在每次会议后进行归纳、整理。

 

五、会议纪律

会议期间,出席会议人员应保持安静,会议期间不交头接耳,不做与会议无关的事,尊重会议发言人。讨论环节应积极讨论,并踊跃发言。

 


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